ebs_foto1.jpg
Advertorial

Samen slimme dingen doen

Het Rotterdamse op- en overslagbedrijf European Bulk Services (EBS) was al gecertificeerd volgens onder ­andere ISO 9001, SKAL, Non GMO, VCA* en GMP Plus en had dit verhalend beschreven in een KAM-­handboek. Dit leefde echter onvoldoende binnen de organisatie en sloot ook niet goed aan bij de praktijk. De onderlinge samenhang van de processen en de verantwoordelijkheden waren te summier beschreven en het was niet duidelijk wat precies van medewerkers werd verwacht. De organisatie wilde de (primaire) processen ­reviewen met de mensen die daarbij betrokken zijn en zorgen dat deze meer gaan leven. Men zocht daarbij ­professionele ondersteuning om dit in slechts zes maanden tijd af te kunnen ronden. 



De uitdaging

Op basis van de ervaring bij de RASCI-methode© en de opzet van het bestaande KAM-Handboek, is een overzicht gemaakt van een compleet nieuw managementsysteem voor EBS. Dit managementsysteem bestond oorspronkelijk uit een 31-tal processen, onderverdeeld in Management-, Ondersteunende-, Primaire- en Verbeterprocessen. 

Om de belasting op de organisatie behapbaar te houden hebben wij drie verschillende werkvormen benoemd. Hiermee konden wij EBS maximaal ondersteunen, zonder de mensen onnodig te belasten.

 

ebs_foto2.jpg

 

 

De oplossing

Samen met het projectteam en het management van EBS is ­de RASCI-methode gestart met het beschrijven van het businessmodel. Hieruit zijn de eerste processen geselecteerd om uit te werken op basis van door het management van EBS gestelde prioriteiten. Vervolgens is vastgesteld welke proceseigenaren en betrokkenen hierin een rol spelen. Zij zijn samen met het projectteam getraind in de RASCI-methode©:

  • procesmodel in kaart gebracht;
  • training projectteam en betrokkenen in de RASCI-methode (incompany training);
  • eerste processen met verantwoordelijkheden uitgewerkt ­(volledig traject);
  • inzet Procesmanager (PM) om processen te ontsluiten (INBISCO software); en
  • inzet IRIS om alle werkgroepen en maatregelen te beheersen (INBISCO software).

 

ebs_foto3.jpg



Het resultaat

Het complete managementsysteem van EBS bestaat nu uit slechts 26 processen, die voor alle betrokkenen digitaal beschikbaar zijn. Dit is gelukt doordat RASCI-methode een uniforme beschrijving heeft gehanteerd voor de belangrijkste primaire en ­ondersteunende processen en de detaillering heeft gezocht in werkinstructies en eenpuntslessen (EPL’s).

Het nieuwe systeem is voorgedragen voor hercertificering en heeft deze audit succesvol doorstaan, zonder ook maar één ­nonconformity van certificeerder Bureau Veritas. Met name door de ontstane helderheid en de samenhang tussen de ­verschillende organisatieonderdelen kon kort en bondig aan certificatie-eisen worden voldaan.

 

Wilt u ook uw resultaat maximaliseren en de RASCI-methode ­toepassen in uw organisatie? Neem dan contact op voor het maken van een vrijblijvende afspraak via www.rascimethode.nl




Wat doet European Bulk Services (EBS)?


European Bulk Services (EBS) BV is een multipurpose bulk ­terminal operator in de haven van Rotterdam en houdt zich voornamelijk ­bezig met het laden, lossen en op- en overslaan van droge bulk­producten zoals mineralen, agri en biomassa.

EBS bestaat uit twee terminals en een vloot drijvende kranen en behandelt jaarlijks circa twaalf miljoen ton aan producten. De ­terminals bevinden zich op strategische locaties in de Rotterdamse haven, te weten Europoort en Botlek.