hls.jpg
Artikel

Wat wordt de toekomst van de HLS?

NEN pakt belangrijke rol in herziening

 

De komende twee jaar voert NEN het secretariaat van de ISO-werkgroep die een herziening van de High Level Structure (HLS) voorbereidt. De HLS bevat de gemeenschappelijke structuur en kerneisen voor alle ISO-managementsysteemnormen en heeft er de afgelopen jaren voor gezorgd dat deze normen volgens het plug-in model gemakkelijker te integreren zijn in de bedrijfsvoering. Nederland heeft aan de wieg gestaan van de ontwikkeling van de HLS en zal nu ook weer een belangrijke rol spelen bij de herziening ervan.

 

Door Dick Hortensius, consultant managementsystemen, NEN


Het is niet de bedoeling dat de HLS helemaal op de schop gaat. Uit een evaluatie in 2018 is gebleken dat de ISO-commissies die de HLS toepassen en de eindgebruikers van de normen over het algemeen tevreden zijn. Er zijn echter verbeteringen mogelijk die er toe moeten leiden dat de HLS eenduidiger wordt toegepast en het risicodenken nog beter wordt verankerd in de managementsysteemnormen. Het is de bedoeling dat nieuwe tekst van de HLS eind 2020 gereed is en in 2021 van toepassing wordt verklaard.

Nederland kan worden gezien als een van de ‘founding fathers’ van de HLS. Zo’n vijftien jaar geleden is in de internationale discussies over de toekomst van managementsysteemnormen het zogenoemde bloemmodel ingebracht. Een gemeenschappelijke kern voor alle managementsysteemnormen met de specifieke normen als bloemblaadjes daaromheen. Het idee is naderhand uitgewerkt in een high level adviesgroep die het ombouwde naar het plug-in model. Het operating system als basis van de bedrijfsvoering van een organisatie met normen die je daarin inplugt als programma van eisen, hulpmiddel en referentiekader om bijvoorbeeld aandacht voor kwaliteit, milieu, veiligheid en duurzaamheid te verankeren in de strategische en operationele processen van een bedrijf. De afgelopen jaren zijn de meeste managementsysteemnormen herzien volgens dit concept en anno 2019 zijn voor alle belangrijke facetten van de bedrijfsvoering ‘plug-innormen’ beschikbaar. In 2018 zijn bijvoorbeeld ISO 50001 voor energiemanagement en ISO 22000 voor voedselveiligheidsmanagement gereedgekomen. Ook is ISO 19011 voor auditen herzien en meer toegesneden op elementen van de HLS-gebaseerde normen, zoals risicomanagement, leiderschap en contextanalyse. Voor 2019 staan onder meer de herziening van ISO 19600 voor compliancemanagement, ISO 37002 voor whistleblowing en normen voor integratie van circulaire economie op de agenda.

 

Hoe verder met de HLS?

De vraag is of het succes van de HLS op deze manier niet wat doorschiet, want er worden nu wel erg veel managementsysteemnormen ontwikkeld, voor soms vrij smalle onderwerpen (whistleblowing, anti-bribery) of juist weer hele brede thema’s (circulaire economie en compliancemanagement). Zolang de HLS goed wordt toegepast hoeft het toenemende aantal managementsysteemnormen geen probleem te zijn. Op basis van inzicht in de eigen context en in de wensen en eisen van haar stakeholders kan een organisatie bepalen welke onderwerpen aandacht vragen en welke normen daarvoor nuttig of nodig zijn om toe te passen. Door de HLS-architectuur kan een organisatie op de bestaande bedrijfsvoering en managementsysteem voortbouwen en hoeft alleen voor nieuwe aandachtspunten in de norm te worden beoordeeld wat aangepast of aangevuld moet worden.

Daarvoor is het wel nodig dat de HLS door alle normen heen op een consistente manier wordt toegepast en op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd. Bij de review van de HLS in 2018 bleek dat er wat dat betreft nog wel verbeteringen mogelijk zijn. Zo zijn er bijvoorbeeld verschillende interpretaties van waar in de HLS de beoordeling van operationele risico’s moet worden beschreven. In de meeste normen gebeurt dat in paragraaf 6.1, maar er zijn ook normen (bijvoorbeeld ISO 22301 voor BCM en ISO 22000 voor voedselveiligheid) waar dat in hoofdstuk 8 wordt gedaan. Dit nog los van het feit dat in de verschillende normen het hele concept van risico’s en kansen soms wat anders wordt belicht. Is een kans een risico met een positief effect op de doelstellingen van een organisatie of een mogelijkheid vooreen verbeteractie? Dit geeft in ieder geval aan dat er voldoende redenen zijn om aan een (beperkte) herziening van de HLS en de daarbij behorende richtlijnen voor interpretatie en toepassing te gaan werken.

 

Werken aan versterking

Waarom heeft NEN het secretariaat van deze werkgroep naar zich toe getrokken? De afgelopen jaren hebben we gemerkt dat de ‘nieuwe ISO-normen’ door veel organisaties met enthousiasme zijn ontvangen. De termen HLS, plug-in model, risicogerichte benadering en contextanalyse komen we veel tegen.

Redenen voor dit enthousiasme zijn onder meer:

  • De nieuwe opzet van de normen sluit aan bij de ‘nieuwe werkelijkheid’; je moet als organisatie goed in de gaten houden wat er om je heen gebeurt en wat belanghebbenden beweegt en van jou verwachten om succesvol te blijven of te worden.
  • In het VUCA tijdperk (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) is denken in termen van risico’s en kansen een goede manier om in te spelen op onzekere, complexe en soms dubbelzinnige werkelijkheid die voortdurend verandert.
  • Het plug-in model is een aansprekend plaatje om te laten zien hoe integratie van managementsystemen op basis van een gemeenschappelijk fundament en gedachtegoed mogelijk is.

Daarom vindt NEN het belangrijk om op de met de HLS ingeslagen weg verder te gaan en ervoor te zorgen dat we ten minste behouden wat we nu hebben bereikt en te werken aan punten die de HLS en de toepassing daarvan versterken. Hierbij zoeken we nadrukkelijk de verbinding tussen de normcommissieleden die de normen ontwikkelen en de vele gebruikers die de normen toepassen.

 

Ambities bij herziening HLS

NEN heeft op 26 november jl. een brede platformbijeenkomst georganiseerd, waarbij commissieleden en normgebruikers werden geïnformeerd over de ontwikkelingen en met hen werd besproken wat belangrijke aandachtspunten zijn vanuit de Nederlandse optiek en ervaringen. De gedachtewisseling bevestigde nog eens dat de HLS niet alleen tot een betere afstemming  van  normen leidt, maar ook kan helpen met die normen processen binnen organisaties verder te stroomlijnen en verschillende vakdisciplines dezelfde taal te laten spreken. Daarbij zou ook nog wel nadrukkelijker de verbinding kunnen worden gezocht met ‘internal control’ en de financiële kolom binnen bedrijven. Versterkt risicodenken als onderdeel van de HLS kan daarbij helpen. Ook zou het goed zijn als in de toekomst managementsysteemnormen als echte plug-in op de HLS worden ontwikkeld. Dat voorkomt dat elke ISO-commissie een eigen manier van integratie van de HLS en discipline-specifieke tekst hanteert, met alle inconsistenties van dien. Het kan er ook toe leiden dat de HLS in zichzelf meer betekenis kan krijgen als ‘het ISO-managementmodel’. Niet als template voor een bedrijfseigen managementsysteem, maar wel als ideaaltypische beschrijving van de essentie van goede bedrijfsvoering. Een referentiekader om je eigen managementsysteem aan te spiegelen en als inspiratiebron voor verbetering daarvan. Het liefst met een populariteit en naamsbekendheid als die van het Business Canvas Model, het 7S-model of de Balanced Score Card. NEN begint dus met de nodige ambities aan dit traject en gaat daar in samenspraak en samenwerking met de Nederlandse normcommissies en gebruikers van normen invulling aan geven.

Aanpak van de herziening Uitgangspunt van het  herzieningstraject is een door de Joint Technical Coordination Committee (JTCG, het samenwerkingsverband van de ISO-commissies voor managementsystemen) geformuleerde projectspecificatie. Daarin zijn de doelstellingen en randvoorwaarden vastgelegd en de belangrijkste aandachtspunten bij de herziening benoemd. Momenteel wordt de werkgroep geformeerd, bestaande uit experts benoemd door ISO-commissies die managementsysteemnormen ontwikkelen en door de leden van ISO (de National Member Bodies, zoals NEN). Theoretisch kan dat een heel groot gezelschap worden, maar de verwachting is dat de werkgroep uit zo’n zestig actieve leden zal bestaan: best groot om slagvaardig tot resultaten te kunnen komen binnen de gestelde termijn van twee jaar. De werkgroep staat onder voorzitterschap van de Nigel Croft (UK/Brazilië), die zijn  sporen heeft verdiend als expert bij de ontwikkeling van normen voor kwaliteitsmanagement en de laatste negen jaar als voorzitter van de ISO-commissie die verantwoordelijk is voor ISO 9001. Dick Hortensius van NEN zal het secretariaat van de werkgroep verzorgen.

De eerste vergadering van de werkgroep vindt eind februari plaats in Atlanta. Als voorbereiding kunnen de betrokken ISO-commissies en ISO-landenleden commentaar op de huidige HLS en suggesties voor verbetering indienen. Die commentaren en suggesties en de input die vorig jaar al bij de review van de HLS werden ingediend, vormen de achtergrond waarbinnen de experts prioriteiten gaan stellen. Ook benoemen ze welke onderwerpen moeten worden uitgediept, voordat kan worden gewerkt aan concrete tekstvoorstellen voor de HLS zelf of de toelichtingen daarop. Inmiddels zijn op het discussieforum van  de werkgroep de eerste bijdragen geplaatst aan het debat over hoe om te gaan met het risicoconcept volgens ISO 31000 in de HLS.

 

Tot besluit

De komende twee jaar zijn bepalend voor de toekomst van de HLS als basis voor structuur en inhoud van de meest bekende en belangrijkste groep ISO-normen. Maakt ISO pas op de plaats, worden er verworvenheden teruggedraaid of worden stappen gezet in de richting van een meer eenduidig toepasbare en volwassen HLS? Een HLS die met recht wordt gezien als ‘het ISO-managementmodel’. NEN gaat in nauwe samenwerking met Nederlandse belanghebbenden voor de laatste optie. Via allerlei kanalen zullen we u op de hoogte houden van de ontwikkelingen.

 

Kijk voor meer informatie over HLS en managementsysteemnormen op www.nen.nl/hls