Remote_werken_toen_en_nu_-_column_Lloyds_register.jpg
Artikel

Remote werken: toen en nu

Terwijl miljoenen mensen over de hele wereld vanuit huis werken, bespreekt Lloyd’s Register Group Health, Safety, Environment and Security Director James Pomeroy de uitdagingen waarmee velen tot nu toe zijn geconfronteerd en wat er in het verschiet ligt als kantoren en werkplekken weer opengaan.

 

Veel bedrijven zijn snel overgeschakeld op werken op afstand. Sommige bedrijven ondervonden problemen in verband met de capaciteit van systemen voor massagebruik – bedrijven die al voor de pandemie of vlak voor het begin van de lockdown black-out-tests hadden uitgevoerd, waren het beste voorbereid.
Thuiswerken mogelijk maken is echter niet zonder uitdagingen. Vanuit ergonomisch oogpunt kunnen de meeste mensen een korte periode met een laptop werken, maar langdurig gebruik kan een echt probleem worden. De meeste organisaties vergoeden werknemers normaal gesproken alleen voor extra apparatuur wanneer hun dienstverband bepaalt dat ze permanent of semi-permanent thuis zijn. In sommige landen zijn er ook regelingen hiervoor vanuit de overheid.

 

Overheden bieden ook advies over hoe om te gaan met ergonomische kwesties die mensen, die tijdelijk thuiswerken, kunnen helpen. Hier enkele eenvoudige stappen die medewerkers kunnen nemen om de risico's van beeldschermwerk te verminderen:

  • Onderbreek lange werkperiodes met rustpauzes (ten minste vijf minuten per uur) of verander de activiteit waarmee je bezig bent;
  • Vermijd lastige, statische houdingen door regelmatig van positie te veranderen;
  • Sta op en beweeg of doe rekoefeningen;
  • Vermijd oogmoeheid door af en toe van focus te veranderen of te knipperen.

 

Mensen zijn sociale dieren en hebben interactie nodig. Veel van de informatie die we elke dag als vanzelfsprekend beschouwen stimuleert ons. Daarnaast werken innovatie en creativiteit misschien het beste door middel van interactie. Ontmoetingen op afstand kunnen daarbij natuurlijk helpen, maar het is niet hetzelfde als face-to-face brainstormen met een groep collega's.

 

Houd mensen gezond

John Ridley, een van de pionieren van IOSH (Institution of Occupational Safety and Health), heeft eerder al – voor de pandemie – vijf vragen geformuleerd die kunnen helpen om mensen zowel fysiek als mentaal veilig te laten werken op de werkplek:

Column_Lloyds_register_-_Remote_working.png

 

What’s next?

In sommige landen is het personeel (gedeeltelijk) weer terug op kantoor, terwijl in andere landen nog steeds wordt nagedacht over de manier waarop het personeel weer op kantoor kan worden ingezet. Terwijl het werken op afstand in verschillende bedrijven relatief snel en universeel kan zijn, zal de de-escalatie waarschijnlijk gespreid en gefaseerd plaatsvinden.
Naast het advies van de overheid in elk land zijn er andere factoren die het risico kunnen bepalen:

  • De vormen van vervoer die werknemers gebruiken om het kantoor te bereiken;
  • Persoonlijke omstandigheden zoals kinderen thuis;
  • Het vermogen van bedrijven om de sociale afstand tot de werkplek te vergemakkelijken.

 

Werknemers die kwetsbaarder zijn voor het virus, of die bij kwetsbare familieleden wonen, wordt geadviseerd om zich te blijven isoleren. Afhankelijk van het risico zal dit hun beslissing om thuis of op kantoor te werken beïnvloeden. Idealiter zouden bedrijven rekening moeten houden met de omstandigheden van elke werknemer wanneer ze beslissen wie het eerst naar het kantoor moet terugkeren. Organisaties hebben een zorgplicht tegenover alle werknemers.

 

Zakenreizen

Internationale zakenreizen zullen waarschijnlijk voor langere tijd ingewikkeld blijven. Met de vrees voor de invoer van ziektegevallen zullen er waarschijnlijk reisbeperkingen in verschillende vormen blijven bestaan. Dit kan variëren van verbeterde screening en quarantaine tot toegangsbeperkingen voor burgers uit landen waar het virus toeneemt of niet onder controle wordt gehouden.

 

De beschikbaarheid van vluchten zal naar verwachting ook beperkt blijven, aangezien de luchtvaartmaatschappijen moeite hebben om de regels voor sociale afstand aan boord te handhaven en te zorgen voor voldoende passagiers om de routes rendabel te maken. Sommige veiligheidsanalisten suggereren zelfs dat COVID-19 waarschijnlijk de gezondheids- en hygiënebeperkingen voor de toegang tot de grens zodanig zal hervormen, zoals ook de voorzorgsmaatregelen voor de veiligheid van reizigers zijn veranderd na 9/11.

 

Of dit nu wel het geval blijkt te zijn of niet, we moeten overwegen hoe internationale reizen de komende maanden worden uitgevoerd. En wij moeten aandacht besteden aan de planning en autorisatie voorafgaand aan de reis, en aan het medisch management tijdens de reis.

 

Waakzaamheid

Naarmate de lockdown eindigt en de sociale interactie hervat wordt, zullen we waarschijnlijk meer clusters van verdachte en daadwerkelijke ziektegevallen zien. Bedrijven moeten zich hierop voorbereiden, met name op de manier waarop ze het werk ter plaatse plannen en reageren op gerapporteerde ziekte en mogelijk contact.
De vraag hoe en waar mensen met elkaar omgaan, is van groot belang. Dit is vooral belangrijk omdat het virus naar verwachting vele maanden bij ons zal blijven en zelfgenoegzaamheid en vermoeidheid met de voorzorgsmaatregelen een steeds grotere uitdaging zullen vormen.

 

Aanpak van risico's in de toekomst

De bedrijven die de afgelopen maanden het beste hebben gereageerd, zijn de bedrijven die een bredere kijk op hun risico's hebben gehad. Bedrijven die in managementsystemen hebben geïnvesteerd en zich vooral hebben gericht op wendbaarheid en veerkracht binnen hun veiligheids- en risicomanagementbenadering.

 

Sommige managementsystemen zoals ISO 45001:2018 verplichten organisaties om procedures vast te stellen en te onderhouden om potentiële noodscenario's te identificeren; om te reageren op ongevallen en noodsituaties en om eventuele milieueffecten en -risico's in verband met ongevallen en noodsituaties te voorkomen en te beperken.

 

Bedrijven die gecertificeerd zijn volgens de Business Continuity Management norm ISO 22301, voelden zich bijvoorbeeld zo goed voorbereid dat zij de pandemie uiteindelijk beter konden aanpakken dan anderen. En er zijn andere normen met een element van ‘Organisatorische Veerkracht’ ingebouwd die bedrijven het vertrouwen hebben gegeven dat ze de juiste systemen en processen hebben gehad om snel te kunnen overstappen naar het werken op afstand.

 

Het is echter enigszins begrijpelijk dat de noodgevallen die in het verleden zijn geïdentificeerd, meestal incidenten zijn die we al eerder hebben meegemaakt, zoals brand, verwondingen/ziekte, morsen en lekken, redding uit besloten ruimten, slecht weer zoals sneeuw, wind, overstroming, veiligheidsincidenten en geweld en agressie. In essentie ligt de focus op incidenten die binnen de organisatie ontstaan en die te maken hebben met de locatie, de aard van het werk, de machines, de chemicaliën of de risico's in de omgeving.

 

In de toekomst moeten organisaties rekening houden met andere onregelmatige, abnormale incidenten die zich buiten de werkplek voordoen, aangezien de frequentie en de intensiteit van deze gebeurtenissen toeneemt. Dit zal ertoe bijdragen dat zij beter voorbereid zijn op het omgaan met dergelijke gevallen wanneer deze zich in de toekomst voordoen.

 

Wilt u meer informatie of advies over ISO 45001:2018 of Business Continuity Management norm ISO 22301? Ga dan naar ISO 22301 Business Continuity Management Certificering – wees voorbereid op onvoorziene problemen.