foto_harmen.jpg
Column

Een sociaal kwaliteitssysteem: hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Zou u als kwaliteitsmanager of QHSE-manager ook meer draagvlak willen zien voor uw kwaliteitsmanagementsysteem? U bent niet de enige: het is een grote uitdaging binnen veel organisaties om kwaliteitsmanagement aan te sluiten bij de dagelijkse gang van zaken.

 

Iedereen zou zijn managementsysteem wel pragmatischer en socialer willen inrichten. Maar hoe ziet zo’n sociaal kwaliteitssysteem eruit? In deze blog behandel ik 4 kernelementen van een sociaal kwaliteitssysteem.

 

1. Gaat niet alleen over de ISO

ISO 9001 kan veel waarde bieden voor organisaties. Veel knappe koppen vanuit de ISO hebben zich gebogen over wat ‘goede kwaliteit’  precies inhoudt, en u als manager ziet veel voordelen in de managementsysteemnormen van ISO.
Uw medewerkers zien dit waarschijnlijk toch anders. Voor medewerkers en directie zijn kwaliteitsnormen toch vaak een abstract verhaal. Het is een compliment voor u: u weet deze taaie stof te doorgronden, maar u weet waarschijnlijk zelf (uit eigen ervaring) dat dit niet het meest favoriete onderwerp is van iedereen.
Creëer daarom voor uzelf eens een ‘ISO-loze’ dag per week. Houd de norm lekker in de la en ga aan de slag met algemene organisatieverbeteringen, Lean of nieuwe projecten. Grote kans dat er veel raakvlakken zijn met kwaliteitsmanagement!

 

2. Vertaal ISO, beleid en kwaliteitsprincipes naar de dagelijkse werkzaamheden en processen

U als kwaliteitsmanager heeft een magische rol binnen uw organisatie. U kunt vrij bewegen door de gehele organisatie, en ziet kansen, risico’s, verbeteringen en nieuwe mogelijkheden in, voor en door de gehele organisatie.
Maar, net zoals iedere vorm van goed management, valt of staat kwaliteitsmanagement met de uitvoering in de praktijk. Ondanks alle magische middelen die een kwaliteitsmanager tot zijn beschikking heeft, zoals verschillende verbetermethodes, managementmodellen of ISO-normen, zijn dit allemaal middelen die leiden naar een doel: een topfitte organisatie.
Een sociale kwaliteitsmanager balanceert op de delicate lijn. Aan de ene kant zijn er de abstracte regels, wetten en ISO-normen, zijn er risico’s en kansen en economische en technologische ontwikkelingen. En aan de andere kant is er dagelijkse gang van zaken, de huidige organisatieprocessen en de mensen in de fabriek, op kantoor of bij de cliënt.

Probeer eens een (denkbeeldige) lijn te trekken van een paragraaf uit een norm of regel, naar een concrete actie die een medewerker moet doen. Want een sociaal kwaliteitssysteem vertaalt beleid en normen direct door naar de dagelijkse gang van zaken. Wat heeft het invoeren van, en het werken met, een ISO-certificaat voor gevolgen in het dagelijkse werk?
Zo houdt u uw managementsysteem praktisch, en kunt u van elke maatregel verantwoorden waarom deze in het leven is geroepen. En dát helpt weer medewerkers te laten inzien waarom er sommige dingen anders moeten of waarom ze strikte procedures moeten volgen. En daarover gesproken…

 

3. Weet de juiste balans te vinden tussen kaders en vrijheid

Er is nog een delicate lijn voor managers: wat is de verhouding tussen de regels volgen en zelf kunnen nadenken?
Vaak wordt er, onder het mom van een certificaat of nieuwe regelgeving (de AVG bijvoorbeeld…), allerlei nieuwe regels, nieuw beleid en nieuwe procedures bedacht. Alhoewel dit vanuit de beste bedoelingen wordt opgestart, gaat dit ten koste van de bewegingsvrijheid van de professional.
Onnodige regelgeving binnen organisaties is een glijdende helling: organisaties belanden uiteindelijk in een regeldoolhof, als er niet kritisch wordt gekeken naar de nut en noodzaak van regels. Het is nu eenmaal verleidelijk om vanuit de wetgeving of een norm te kijken wát er precies moet gebeuren, en daar vervolgens beleid en regels voor op te stellen. Zo weet u zeker dat u in ieder geval compliant bent, maar is dat het hoogste doel?

Vraag uzelf dus dagelijks af: moet er hier precies volgens de regels gewerkt worden of is er ruimte voor improvisatie? En wie bepaalt dat eigenlijk? In een sociaal kwaliteitssysteem zijn professionals niet vastgebonden aan regelgeving, maar zijn ze ook niet aan hun lot over gelaten, zonder enige hulp of sturing.
Duidelijke communicatie hierover is hierbij van levensbelang. Daarom weet een sociale kwaliteitsmanager de juiste tools op waarde te schatten en slim in te zetten. En dat is precies het laatste punt in een goed, sociaal kwaliteitsmanagementsysteem.

 

4. Gebruik de juiste tooling met de juiste mindset

Handmatige acties vervangen door automatisering is één van de sleutels tot groei.
Documenten beheren, taken uitzetten, audits voorbereiden, audits doen: het kan slimmer en sneller zonder handmatige acties en met de juiste technologie. Zo heeft u als kwaliteitsmanager meer tijd over voor zaken die er écht toe doen, zoals medewerkers inspireren, begeleiden en de organisatie fitter maken.

Maar: a fool with a tool is still a fool. Zonder juist gebruik kan zelfs de beste technologie u niet verder helpen. Een tool is altijd een middel, een stuk gereedschap, dat u gebruikt om andere doelen te bereiken.

Vraag u daarom af: aan welke saaie taken verspil ik, of onze organisatie, te veel energie? Wat zou er bij ons beter kunnen en welke systemen, automatisering of tooling kunnen mij daarbij verder helpen?

 

Harmen Koopman is marketeer bij Scienta, software voor het vastleggen, verbinden en verbeteren in organisaties.




Alles weten over kwaliteitsmanagementsystemen? Download de whitepaper 'Kwaliteitsmanagementsystemen: geen woorden, maar acties!'