foto_Sophie_Frijters.1.1.jpg
Column

Voorkom kantoor struggles met meer structuur

In mijn vorige column benoemde ik al de 5S methode en de KonMari opruimmethode. Bij beiden is het belangrijk om een vaste plek te kiezen waar je items opbergt of opslaat. Als alles een vaste plek heeft, ben je namelijk nooit meer iets kwijt. Zie het als het gereedschapsbord in de schuur bij je (schoon)vader of opa, waarop iedere hamer en moersleutel is afgetekend. Ieder item heeft een vaste plaats, meestal in een ‘serie’, en zolang je iedere schroevendraaier enzovoorts na gebruik op zijn plek terughangt hoef je nooit te zoeken naar je gereedschap. 

 

Digitale documenten hebben regelmatig de neiging om te gaan zwerven. Ze stonden in map 1, waarna collega A aanpassingen heeft doorgevoerd en gemaild naar collega B, die het document opsloeg in map 2, enzovoorts. Op de plek waar je de nieuwste versie dacht te vinden staat die dus niet, maar waar is ie dan gebleven? Typische kantoor struggles. 
Daarom is het belangrijk dat je, nadat je een document aanpast, deze opslaat in dezelfde (openbare) map als waar je ‘m hebt gevonden. Met het opslaan van documenten op een vaste en toegankelijke plek voorkom je een tijdrovende zoektocht naar documenten. 

Bij Smile ondersteunen we alle werkprocessen met Het Smile Platform, onze eigen software. Veel van onze procedures en werkinstructies zijn in deze software geautomatiseerd. Dat betekent bijvoorbeeld dat het systeem je automatisch door een aantal stappen leidt om een nieuwe klant en alle bijbehorende gegevens vast te leggen. Ook documenten die bij specifieke klanten of projecten horen, worden in Het Smile Platform vastgelegd. We geven daarbij aan of een document persoonsgegevens bevat, waardoor ook de opschoningsslag bij bijvoorbeeld de afronding van een project, automatisch kan plaatsvinden. Daardoor zijn er bij Smile nog maar weinig documenten in algemene mappen, die in de praktijk nauwelijks nog bekeken worden. 

In aanvulling op Het Smile Platform gebruiken we nog wel een kennismanagementsysteem. Hier staat wat bedrijfsbrede algemene informatie zoals bijvoorbeeld de huisregels. Erg praktisch, ook voor mij als marketeer bij Smile. Ook de documenten die ik in de huisstijl opmaak staan daar als sjabloon opgeslagen, waar mijn collega’s ze makkelijk kunnen vinden en gebruiken. Het algemene huisstijlhandboek is er ook terug te vinden. Nieuwe collega’s krijgen uitleg over het gebruik van het systeem en de huisstijl en gaan direct op de goede werkwijze aan de slag. 

Bij Smile proberen we dus al grotendeels volgens de KonMari en de 5S methode te werken, en ik draag daar graag mijn steentje aan bij. Nu alleen die opruimwoede en structuur nog thuis toepassen…

 

Over de auteur

Sophie Frijters is online marketeer bij Smile. Smile levert online softwareoplossingen voor grip op risico's. Smile’s expertisegebieden zijn: Privacy/AVG/GDPR, Governance, Risk & Compliance en Kwaliteit & Veiligheid.