matthijs_dierick.1.jpg
Column

Leveranciersbeoordeling: van bureaucratische onzin tot nuttig hulpmiddel

De afdeling inkoop moet kort voor de externe audit weer snel aan de gang met het invullen van de leveranciersbeoordelingen, ‘want anders wordt dat weer een non-conformity’. Dit is een hele sterke motivatie om toch maar weer die formulieren in te vullen. Wederom een eis uit de norm die door vele organisaties braaf wordt ingevuld, niet omdat men er iets aan denkt te hebben, maar omdat het moet. Verdorie! Alles wat in de ISO-managementsysteemnormen staat, staat daar om er iets aan te hebben. Klakkeloos weer allerlei formulieren invullen verbetert uw klanttevredenheid niet: verzin eens iets anders. Ik zou hier graag wat tips over willen delen.

 

  1. Allereerst; al uw leveranciers leveren u verschillende producten en diensten. Ga er nu eens van uit dat u die niet allemaal op dezelfde manier kan beoordelen. Dit betekent dus geen standaardformuliertje gebruiken om totaal verschillende leveranciers op dezelfde manier te beoordelen!
     
  2. Ten tweede is niet elke leverancier even belangrijk. Probeer kritische leveranciers die beoordeeld moeten worden te selecteren. Mijn definitie van een kritische leverancier is ‘een leverancier die, als hij er een potje van maakt, u grote problemen bezorgt’. Ik denk dat minstens de helft van uw leveranciers zo ingewisseld kan worden door een andere; dan hoeft u niet veel tij d en energie te steken in selectie en beoordeling. Maar die ene leverancier, die hele kritische grondstoffen levert, of waar u een deel van uw productie of dienstverlening aan heeft uitbesteed, die kan een risico vormen. Om over diens prestaties zo nu en dan eens samen te zitten, is dat zo overbodig?
     
  3. Waarom weer een formuliertje? Levert een goed gesprek niet meer op? Maak concrete afspraken die u kunt opvolgen.
     
  4. Stel dat het proces van die leverancier zó kritisch is. Als u alleen bij u aan de poort controleert of alles goed is, bent u erg end of pipe bezig. Wellicht dat een leveranciersaudit u heel veel informatie kan opleveren.

 

Ten slotte verwacht de ISO 9001:2015 ook dat u trends probeert vast te stellen. Welke trends dat zijn, dat bepaalt u. Probeer ervoor te zorgen dat elke beoordeling die u uitvoert resulteert in één of meer concrete afspraken of actiepunten. Bij de volgende beoordeling kijkt u naar deze actiepunten, geeft u aan wat u ervan vindt en kijkt u of het beter is geworden of niet. Voilà, daar heeft u ook een trendanalyse.


Matthijs Dierick, trainer en lead auditor bij DNV GL.