Hugo_foto_aug2018.1.1.jpg
Column

Over budget

Onderweg naar huis hoor ik op de autoradio een nieuwsbericht over een groot infrastructureel project in Amsterdam, dat zowel in termen van budget als opleverdatum flink uit de bocht vliegt. ‘What else is new?’ is mijn eerste gedachte, want het zou waarschijnlijk veel meer nieuwswaarde hebben gehad als het project keurig op tijd en binnen budget was opgeleverd en dan graag tegen de juiste kwaliteit.

 

Nu weet ik ook wel dat budgetten om strategische redenen soms anders ingestoken of verdeeld worden – niets is wat het lijkt toch? Dat deel wil ik in deze column graag buiten beschouwing laten: het gaat mij om de projecten die met de beste bedoelingen en zo nauwkeurig mogelijk worden gebudgetteerd, zowel in financiële zin als qua tijd (ook weer een financiële component).

Een hoogleraar vertelde mij ooit dat goed budgetteren bijna niemand lukt, maar dat het helemaal niet zo moeilijk is. Hij had er zelfs een formule voor: bereken de kosten en de verwachte inkomsten van een project zo nauwkeurig mogelijk en maak een zo precies mogelijke inschatting van die periode waarbinnen het project zal worden afgerond. Verdubbel vervolgens de kosten en de projectduur en halveer de verwachte inkomsten… en dan zit je heel dicht in de buurt van de werkelijkheid.

Dat klonk behoorlijk idioot en leek mij als een grap bedoeld. Maar er zat een onderbouwing bij, want hij had van een groot aantal afgeronde projecten nagegaan hoe vaak er forse overschrijdingen waren (vrijwel altijd) en had daar zijn ‘formule’ op gebaseerd. Het bleek dat zijn rekenmethode veel dichter bij de werkelijkheid zat dan de werkelijke begrotingen. We hebben het dan nog niet over de kwaliteit van het opgeleverde object (een parkeergarage, een automatiseringsslag, u kent de voorbeelden) want die kan onder tijds- en budgetkrapte wel eens onder druk komen te staan. 

Moeten we dan die formule maar gaan hanteren? Ik vrees dat dan heel veel projecten niet van de grond gaan komen, omdat de businesscase dan niet meer te maken is. Ik denk dat veel projecten uit de pas lopen, omdat vooraf niet alle mogelijke verstorende elementen voldoende zijn meegewogen. Zo kan een kleine vertraging een grote worden, omdat we dan bijvoorbeeld in een periode terechtkomen waarin niet of met minder capaciteit gewerkt kan worden, waardoor andere delen niet op tijd kunnen starten, capaciteit wegvalt, boetes ontstaan, enzovoort.

Gaat de kwaliteit van budgetteren in de toekomst verbeteren of gaat het nog erger worden? Dat hangt er van af. Wordt er geleerd van eerdere projecten – van onszelf of van anderen? Gaan we bij elk overschreden project echt na wat de lessons learned zijn, gaan we valkuilen (h)erkennen en lukt het ons echt om die lessen in een volgend project mee te nemen? Er is genoeg data beschikbaar, maar gebruiken we die ook om ons te verbeteren?

Als QHSEMVOBCM-manager weet u als geen ander dat het speelveld wat u moet overzien steeds uit­gebreider en complexer wordt. Ook nieuwe ­technologieën brengen voor projectverantwoordelijken in sterk toenemende mate kansen, maar ook onzeker­heden met zich mee. Moet ons tunnelproject een IoT-­component omvatten? Gaat het fysiek bouwen veel voorspoediger dan de ontwikkeling van de bijbe­horende software om de zeventig camera’s in en rond de tunnel te kunnen managen? Zullen milieu-eisen vooraf te ondervangen zijn, of worden de eisen steeds scherper en moeten we dus telkens bijstellen? 

Er zullen steeds meer deskundigen aan het opzetten en uitvoeren van een project bij moeten gaan dragen. Het wordt dus allemaal veel groter en complexer. Maar als we meer leren uit het verleden, dan komen we in de budgetfase misschien wat dichter bij de werkelijkheid uit. Desondanks zal over het algemeen de formule van de hoogleraar nog wel even stand houden, vrees ik.


Hugo M. van der Horst
Hoofdredacteur Kwaliteit in Bedrijf