matthijs_dierick.1.jpg
Column

Een managementsysteem moet doeltreffend zijn

Wat een open deur lijkt deze titel. Natuurlijk moet een managementsysteem doeltreffend zijn! Maar… wat is doeltreffend? Simpel gezegd betekent doeltreffend dat het beoogde doel wordt bereikt. Met name in de paragraaf over directiebeoordelingen (9.3 in de ISO-normen, 1.6 VCA, op alle niveaus), wordt gesproken over de doeltreffendheid van het managementsysteem. In een eerdere column ben ik ingegaan op die directiebeoordeling. De strekking hier was dat het niet om het verslag gaat, maar om de discussie en de beslissingen. Die beslissingen moeten worden vastgelegd in een verslag.


De toets op doeltreffendheid heeft te maken met de effectiviteit van alle inspanningen die zijn verricht. Simpel voorbeeld: VCA vraagt om toolboxmeetings (4.1) en de ISO-normen vragen om interne communicatie (7.4). Bij doeltreffendheid gaat er hier niet om dat u het juiste aantal bij eenkomsten heeft gehouden. Dus in uw verslag vastleggen dat er tien bijeenkomsten zijn geweest, conform planning, is not the issue. Waarom houdt u toolbox-meetings? Waarom heeft u QEHS-meetings? Het doel is om zeker te stellen dat de medewerkers op de hoogte zijn van de relevante onderwerpen met betrekking tot veiligheid, kwaliteit, milieu, voedselveiligheid en data security.

U moet de vraag beantwoorden of de manier waarop u hier invulling aan geeft doeltreffend is. Is iedereen op de hoogte van die zaken die ze moeten weten? Stel dat toolboxmeetings worden gezien als een noodzakelijk kwaad: één iemand presenteert een ingestudeerd veiligheidsverhaaltje, de toehoorders zitten er als zoutzakken bij. Is dit doeltreffend? Zou u het niet beter op een andere manier kunnen doen? Kunt u mensen er meer bij betrekken? Kunt u relevantere onderwerpen kiezen? Heeft het zin jaar in en jaar uit dezelfde onderwerpen de revue te laten passeren?

Naar mijn mening worden veel zaken door organisaties gedaan omdat ‘het moet van de ISO of de VCA’. Nee, u moet het niet doen omdat het moet, het moet u helpen. Gebruik de tools in uw systeem (procedures, formulieren, trainingen, registraties, keuringen) omdat ze kunnen helpen. Richt het systeem in op zo’n manier dat het u helpt. Denk out of de box, probeer andere manieren wanneer blijkt dat de gebruikte methodieken als belastend ervaren worden. Doen om het doen, doen voor de audit – het zijn de slechtste redenen om iets te doen.

In de directiebeoordeling wordt gevraagd naar de beoordeling van de ‘doeltreffendheid’ van het systeem. Ga hier niet opschrijven wat u heeft gedaan (dat weet u best zelf wel), maar spreek uit hoe zaken worden ervaren. Bij voorbeeld weer die toolboxmeetings. Worden ze gezien als een last? Vinden mensen het niet interessant? Doe het op een andere manier; maak gebruik van quizjes en prijsvragen of laat operationele mensen zelf een verhaal houden. De doeltreffendheid van een VCA-systeem heeft betrekking op handig en effectief op een veilige manier werken. De output is een afname of het wegblijven van ongevallen.

Bij ISO 9001 gaat de doeltreffendheid erom dat uw klanten steeds enthousiaster over u worden. Geen enkele klant wordt er blij van wanneer zij weten dat u heel regelmatig werkoverleg hebt. Uw klanten worden er wel enthousiast van wanneer zij u bellen en ze een medewerker aan de lijn krijgen die weet waar het over gaat. Doeltreffendheid gaat over een manier van werken die leidt tot wat u wilt bereiken: een betere veiligheid, hogere waardering van de klant, betere milieuprestaties, dat soort zaken. Doeltreffendheid is niet: ‘We hebben precies gedaan wat we hebben opgeschreven’, maar gaat om wat we hebben beloofd.

 

Matthijs Dierick, trainer en lead auditor bij DNV GL.