matthijs_dierick.1.jpg
Column

Laat interne audits eens iets zinnigs opleveren

Voor veel organisaties is de toegevoegde waarde van interne audits niet zo groot. Hoe komt dat? Wat ik waarneem is dat heel veel interne audits zich enkel en alleen richten op compliance: voldoen we aan de regels (eigen regels, normeisen). Als we willen blijven voldoen aan de eisen, blijven we doen wat we doen. Regeltjes zijn om van af te wijken.

 

Wellicht een wat vreemde uitspraak van een auditor. Maar het gaat om het volgende. Als we kijken naar de essentie van elke ISO-managementsysteemnorm, dan staat daar, in hoofdstuk 1, dat één van de doelstellingen van de norm is: continu verbeteren van het xxx-managementsysteem en de xxx-prestaties (lees voor xxx: kwaliteit, veiligheid, milieu, energie-efficiency, voedselveiligheid; het maakt niet uit). Maar nu hebben we dus besloten bij de interne audits alleen te kijken naar: voldoen we aan de eisen? Een mooie uitspraak, in dit verband, die vaak aan Einstein wordt toegeschreven, luidt: ‘Insanity is doing the same thing over and over again and expecting a different result’.
Dus hetzelfde blij ven doen, en toch verandering en verbetering verwachten. Vergeet het maar. Als u efficiënter wilt werken, als u kosten wilt besparen, als er minder klachten moeten komen, minder ongevallen, meer… Dan zult u iets moeten veranderen. Het is mooi dat de HLS hier uitvoerig bij stilstaat. In de revisie van de HLS zijn er zelfs plannen om verandermanagement een nog prominentere rol te geven.

Terug naar de interne audits: Ja, er wordt verwacht dat u kijkt naar compliance, maar kijk alstublieft verder. Vraag de volgende zaken eens tijdens een audit (ze zullen geen afwijkingen opleveren, maar wel waardevolle informatie voor je organisatie):

Wat vind je van deze procedure, helpt het je? Is dit formulier handig, helpt het je? Als jij het voor het zeggen zou hebben, wat zou je anders doen? Wat irriteert je in je werk?

Onthoud goed: elke eis in de ISO-managementsysteemnormen is geschreven met de intentie een organisatie te helpen. De normen schrijven geen werkmethoden voor. Dus als uw medewerkers aangeven dat een bepaalde manier van werken vervelend is, inefficiënt, als ze ideeën hebben dat het beter kan: durf dingen dan aan te passen. Het managementsysteem is geschreven voor de medewerkers, niet voor de auditoren, laat staan de externe auditoren. Niets is heilig in de normen (behalve dan dat werkzaamheden binnen de wettelijke kaders moet plaatsvinden); voor de rest is het helemaal uw show. De medewerkers op de werkvloer zijn elke dag met de processen, werkinstructies, computerprogramma’s en formulieren bezig. Zij zijn de experts die kunnen vertellen wat zij nodig hebben. U als kwaliteits-, veiligheids-, milieu- of wat dies meer zij manager, fungeert alleen als ‘het geweten van de organisatie’. U dient aanpassingen te toetsen aan de norm, wet- en regelgeving.Maar zeker uit normperspectief is ontzettend veel mogelijk.

Stap bij interne audits af van de compliance check (doe dat hooguit de helft van de tijd: focus op verbeterpunten. En onthoud: u als auditor bent niet de bron van informatie die gebruikt kan worden voor verbetering: dat zij n de mensen die de werkzaamheden uitvoeren. U bent slechts de boodschapper.

Ten slotte: Weet u wat de overeenkomst is tussen het gemiddelde managementsysteem en mij zelf? Dikker worden is veel makkelijker dan afvallen. Durf zaken weg te nemen uit het systeem, durf dingen aan te passen. Ik durf te wedden dat u talloze documenten in uw systeem hebt zitten, waar niemand om piept wanneer die uit het systeem verdwijnen. En piept er dan toch iemand: breng het terug, maar durf te schrappen, durf aan te passen!

 

Matthijs Dierick, trainer en lead auditor bij DNV GL