foto_Sophie_Frijters.1.jpg
Column

Hoe de 5S methode en KonMari je werkplek helpen opschonen

Wie geïnteresseerd is in minimalisme en zich ooit heeft verdiept in efficiënt opruimen kent haar naam vast wel: Marie Kondo, Japans opruimgoeroe en grondlegger van de KonMari methode. Haar filosofie gaat niet zozeer over spullen wegdoen, maar juist kritisch kijken naar welke spullen je wil houden. Iets wat ook in de (eveneens Japanse) 5S methode terugkomt – alleen dat bewaren wat je gebruikt en het een vaste plek geven. KonMari richt zich op woningen en 5S is ontstaan in een productieomgeving. Toch kun je beide methodes in vrijwel iedere branche gebruiken, ook zeker in de software- en ICT-branche. Vooral als het gaat om het opschonen of opruimen van je (virtuele) werkplek, van je mappen- en documentenstructuur tot IT-systemen.

 

Je begint met de makkelijke zaken (dubbele of gedateerde documenten) en eindigt met gecompliceerde zaken zoals je applicatielandschap. Bewaar alleen de documenten, items of spullen die je frequent gebruikt of nodig hebt. Vier versies van hetzelfde projectplan zijn onnodig - alleen de laatste of definitieve versie gebruik je, de rest kan weg. Op deze wijze ga je je virtuele werkplek opschonen en een vaste plek voor bepaalde documenten creëren, een project dat ook bij Smile continu de aandacht heeft en wat door de AVG alleen maar wordt versterkt.  


Spark joy

De 5S methode is efficiënt en gestructureerd, passend bij de productieomgeving waaruit ze ontstaan is. De KonMari methode heeft een wat meer ‘spirituele’ kant. Als je gaat kijken naar welke spullen je wil houden en welke niet, vraag je je bij ieder item af: ‘Does it spark joy?’ Ofwel: word ik hier blij van? Maakt het mij gelukkig? Ogenschijnlijk onbelangrijk, maar als je door het ‘zweverige’ heen kijkt, is dit wel degelijk een belangrijke factor in de keuze om iets wel of niet te behouden. Als je niet ‘blij’ wordt van een specifiek kledingstuk of boek, waarom zou je het dan houden? 

Complexe IT-systemen zijn geen zaken die direct een spark of joy geven. Bekijk het eens op een andere manier. Zonder je vaatwasser ben je iedere avond tijd en moeite kwijt om je afwas met de hand te doen – je vaatwasser maakt je dus toch wel blij. Zo besparen IT-systemen je ook een hoop tijd, moeite en geld, waardoor ze bijdragen aan een prettig verloop van jouw werkdag. Bij Smile maken we met onze diverse softwareoplossingen ook jouw manier van werken sneller en efficiënter zodat je kan focussen op zaken die jouw klanten blij maken. Daar word je zelf ook een stuk gelukkiger van. 

Beschikt je organisatie over applicaties of die niet meer worden gebruikt, erg traag of gedateerd zijn, of op een andere manier niet (meer) bijdragen aan het dagelijks reilen en zeilen van je organisatie? Dan wordt het wellicht tijd ze aan de kant te zetten en indien nodig te kijken naar alternatieven waar je bedrijf en collega’s wél blij van worden. De mogelijke kostenbesparing zal in ieder geval je financieel directeur een spark of joy geven šŸ˜‰.

 

 

Over de auteur

Sophie Frijters is online marketeer bij Smile. Smile levert online softwareoplossingen voor grip op risico's. Smile’s expertisegebieden zijn: Privacy/AVG/GDPR, Governance, Risk & Compliance en Kwaliteit & Veiligheid.

0 reacties

We hopen dat de discussies die op deze website plaatsvinden energiek en constructief zijn en aanzetten tot nadenken! Om een reactie te kunnen plaatsen moet je je inloggen of gratis registreren. Je reactie zal door de redactie worden beoordeeld. De redactie houdt zich het recht voor te lange reacties in te korten. Reacties die overdreven commercieel, kleingeestig of off-topic zijn kunnen door de redactie worden verwijderd. Alle berichten worden eigendom van Alcedo Media.