Vernieuwde_ISO-richtlijnen_voor_kwaliteitsdocumentatie.jpg
Nieuws

Vernieuwde ISO-richtlijnen voor kwaliteitsdocumentatie

De nieuwe versie van NEN-ISO 10013 ‘Kwaliteitsmanagementsystemen – Richtlijnen voor gedocumenteerde informatie’ is gepubliceerd. Deze versie houdt rekening met de ontwikkelingen die zich sinds de vorige versie hebben voorgedaan.

 

NEN-ISO 10013 vervangt ISO/TR 10013:2001. Uit meer dan twintig landen en organisaties, namen vertegenwoordigers actief deel aan de ontwikkeling van de vernieuwde norm. Het technische rapport is omgezet naar een internationale richtlijn die handvatten biedt aan organisaties om gedocumenteerde informatie te beheren en te bewaren ter ondersteuning van de werking van hun processen. De norm houdt nu rekening met verbeteringen in de digitalisering, de bijbehorende beveiligingsmaatregelen die vaak nodig zijn om dergelijke gedigitaliseerde informatie te beschermen en de opkomst van automatisering om processtromen te controleren.


Met het toepassen van NEN-ISO 10013 wordt het vertrouwen dat de processen worden uitgevoerd als gepland vergroot. Goed gedocumenteerde informatie zorgt ook voor behoud van kennis en ervaringen van de organisatie. Bovendien ondersteunt het de verbetering van producten of diensten van een organisatie.

 

Context van de gedocumenteerde informatie

Bij het toepassen van NEN-ISO 10013 is het belangrijk om de context van de organisatie te bekijken. Dit is inclusief het wettelijke en regelgevende kader, de behoeften en verwachtingen van belanghebbende partijen, risico's en kansen en de strategische richting van de organisatie. De context bepaalt hoe en wanneer een organisatie plant welke gedocumenteerde informatie te onderhouden en te behouden voor haar kwaliteitsmanagementsysteem. Net zoals de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem een strategische keuze is, geldt dit ook voor de wijze van toepassen van gedocumenteerde informatie.

 

Gedocumenteerde informatie kan betrekking hebben op alle activiteiten van een organisatie of op een geselecteerd deel daarvan. Het kunnen specifieke vereisten zijn binnen de context van de organisatie zelf, afhankelijk van de aard van producten en diensten, processen. Maar ook contractuele en wettelijke eisen. Het is belangrijk dat de inhoud van de gedocumenteerde informatie voldoet aan de eisen van de normen waaraan de organisatie wil voldoen. Het gaat dan bijvoorbeeld om sectorspecifieke of brancheverenigingseisen, zaken uit andere managementsystemen, tot zelfs specifieke product- of dienstennormen.

 

Naar een virtuele wereld

Organisaties zijn de afgelopen twee decennia overgestapt van papieren documentatiesystemen naar elektronische media. Deze verandering is weerspiegeld in ISO 9001:2015, en NEN-ISO 10013 voegt hier nu verdere richtlijnen en adviezen aan toe. Bovendien kan de nieuwe norm worden gebruikt ter ondersteuning van de implementatie van andere managementsystemen, zoals milieu of gezond en veilig werken. Daarbij beveelt de richtlijn niet langer een bepaalde hiërarchie in documentatie aan, maar sluit die aan bij de vele verschillende manieren waarop informatie met behulp van elektronische media kan worden georganiseerd.

 

Een kwaliteitshandboek wordt niet meer vereist door ISO 9001, maar het kan nog steeds nuttig zijn. Veel sectorspecifieke normen vereisen nog steeds kwaliteitshandboeken en gedocumenteerde procedures.

 

Meer informatie

Voor informatie over NEN-ISO 10013 of deelname aan de ontwikkeling van de normen voor kwaliteitsmanagement: neem contact op met Ortwin Costenoble, NEN Managementsystemen, telefoon 015 2 690 461 of e-mail mm@nen.nl.