bmc_foto.jpg
Artikel

De impact van een incident op de bedrijfsvoering

Wanneer je als organisatie een incident meemaakt leidt dit nagenoeg altijd tot schade, soms zelfs ­enorme schade. Een IT-storing van een uur is vervelend en lastig, maar dit hoeft niet direct tot onoverkomelijke ­problemen te leiden, behalve als het gaat om 112, onze energievoorziening of de verkeersleiding op Schiphol en bij ProRail. Daar is een uur ­IT-uitval voor vele processen onacceptabel, zeker wanneer je onvoorbereid bent en geen ­continuïteitsplan hebt. De betreffende organisaties hebben al veel tijd en energie ­gestoken in continuïteitsplannen, wees daarvan verzekerd. Ook strak geplande 24/7 bedrijven ­hebben weinig tot geen ruimte voor fouten.


Door Gert Kogenhop, MKB Zekerheid

 

Neem een bakkerij die vers brood bakt voor honderd supermarkten van een bepaalde keten in de regio. Deze supermarkten zijn anno 2021 zeven dagen per week open en momenteel soms van zeven uur ‘s ochtends tot tien uur ’s avonds. Het verse brood wat men aanbiedt, wordt voor een klein deel in de supermarkt ‘afgebakken’, maar het grootste deel komt vers van de bakkerij. Deze bakkerij heeft dus maar weinig speelruimte als het gaat om geoorloofde, onverwachte stilstand van welk onderdeel van de productie en het logistieke proces dan ook. Dat geldt ook voor ondersteunende processen, zoals planning en kwaliteitscontrole. Als er geen meel is, de oven stuk gaat, er geen gas is voor diezelfde oven, er geen broodzakken zijn of de vrachtwagens kunnen niet rijden omdat de vervoerder staakt… dan merken we dat heel snel in de supermarkt, in de vorm van lege schappen. Dat is niet wat wij als consument willen en zeker ook niet wat de supermarkt wil. De supermarktketen legt – volledig terecht – de eis van continue levering van vers brood op het bordje van de bakkerij. Zij willen een continuïteitsplan zien. De bakkerij kan zich op dergelijke situaties voorbereiden en de impact van de bedoelde verstoringen minimaliseren. Tot op zekere hoogte vanzelfsprekend: 100% garantie kan niet.

 

Kwetsbaarheden in kaart ­brengen

De uitvoering van de belangrijkste, geprioriteerde processen die direct gerelateerd zijn aan het bij de supermarkt afleveren van het bestelde brood, dient de bakkerij in ieder geval te garanderen. Een beetje kort door de bocht wellicht, maar dus nog even niet de activiteiten op het gebied van verkoop, marketing, facturering en inkoop van kantoorbenodigdheden, maar wel bijvoorbeeld de deegbereiding, het bakken, snijden en verpakken van het brood, de kwaliteitscontrole en het transport naar de supermarkt. Een heel belangrijk onderdeel is hierbij het in kaart brengen van de kwetsbaarheden, onder andere de afhankelijkheden, de single points of failure. Eén leverancier van meel en gist, één deegbereider, één oven, één snijmachine, één leverancier van voorbedrukte broodzakken en één vervoerder, waar we misschien al jaren zaken mee doen en heel tevreden over zijn. Vooraf nadenken over dergelijke kwetsbare plekken, die we vaak zelf (onbewust) hebben gecreëerd, helpt al enorm. 

 

Afhankelijkheden kunnen vaak worden verminderd door alternatieven of ‘reserves’. Als ik geen tweede leverancier van meel of broodzakken kan/wil hebben, dan moet ik wellicht hogere voorraden aanhouden. Als er geen tweede deegbereider, oven of snijmachine aangeschaft kan worden, bestaat wellicht de mogelijkheid om ergens ander te produceren (uitwijkplan). Meerdere vervoerders moet toch niet echt een probleem zijn, maar van alle belangrijke leveranciers kan de bakkerij in ieder geval eisen dat zij BCM, een plan B, hebben geregeld. Net zoals de supermarktketen dat van de bakkerij zelf heeft geëist, tóch?

 

Laat je in ieder geval nooit verrassen en zorg dat je nimmer de controle verliest. En om met twee tegeltjeswijsheden te ­eindigen: Voorbereiding is 90% van het ­resultaat en voorkomen is beter dan genezen.