Haal_meer_efficiency_tijd_en_kosten_uit_je_managementsysteem.jpg
Artikel

Haal meer efficiency, tijd en kosten uit je managementsysteem

Het is bijzonder hoe snel werkend Nederland de afgelopen weken van werken op kantoor naar werken op afstand is gegaan. Hoewel er ook een eind komt aan deze bijzondere periode heeft deze ontwikkeling heel veel bedrijven in Nederland ervan bewust gemaakt dat op afstand kunnen werken een groot voordeel is. Dat door processen te automatiseren en te digitaliseren veel handmatig werk automatisch kan gebeuren en de betrokkenen zich veel meer kunnen gaan verdiepen in de inhoud. Deze trend groeit alsmaar sneller en de afgelopen weken krijgen wij dan ook steeds meer en meer vragen rondom de mogelijkheid van het digitaliseren en deels automatiseren van het Management Systeem. 

 

DOOR MARC ABBINK, CEO ISO2HANDLE

 

Laten we vooropstellen dat de gezondheid en een veilige thuisomgeving voorop staan als het gaat om het hebben van een 'secure base'. Een omgeving waar je je veilig voelt, jezelf kunt zijn en waar je in deze dagen je werk kunt doen. Al het andere is eigenlijk bijzaak.

Toch zitten veel mensen die werkzaam zijn als KAM coördinator, QHSE-Manager of verantwoordelijk zijn voor het monitoren van bedrijfs (-kritische) processen met vragen als:

  • Hoe kan ik inzoomen op faalkosten en hoe kunnen we daar winst behalen?
  • Hoe kunnen we ons managementsysteem toegankelijker en eenvoudiger maken terwijl wij aan een unieke set van normen, BRL’s en wetgeving moeten voldoen?
  • Hoe krijg ik snel inzicht in gegevens van bijvoorbeeld werkplekinspecties die mijn collega’s doen?
  • Hoe kan ik eenvoudig trends spotten in resultaten?
  • Kunnen we zorgen dat gevaarlijke situaties direct via de mobiele telefoon gemeld kunnen worden?
  • Hoe kom ik bij de gegevens van mijn leveranciers zodat ik deze kan beoordelen?
  • Welke audits stonden er ook alweer gepland en waar staan de gegevens om dit voor te bereiden?
  • Welke maatregelen moeten er nog genomen worden op eerder gemelde incidenten en wat is de status van het maatregelendossier in zijn algemeen? En zijn er systemen die ons hierbij kunnen helpen?
  • Hoe zorg ik ervoor dat het systeem mij ondersteunt in plaats van andersom?

 

We komen van ver

Jaren geleden begon men met de dikke binders in de kast. Gelukkig zijn deze inmiddels grotendeels vervangen voor digitale oplossingen. Het is goed mogelijk dat je enkele jaren geleden nog werkte met een handboek in Word en een aantal registratiemogelijkheden in Excel. Niets mis mee als het om kleine aantallen registraties gaat en je het overzicht weet te behouden.

Het lastige is alleen dat Excell geen e-mail uitstuurt zodra een werkplekinspectie dreigt te verlopen. Het tonen van een takenoverzicht van wie wat wanneer nog moet doen, en of dat achterstallig is of niet, wordt dan al gauw veel handmatig werk. Goed rechtenbeheer is dan vaak lastig en revisiebeheer is vaak iets dat veel handmatig werk kost. Om nog maar te zwijgen over mobiel gebruik, live statistieken en complexere workflows.

Veel organisaties stapten al over van een set Word- en Excel-documenten naar een cloudomgeving zoals SharePoint of een document management systeem om hun documentatie ook op afstand in te kunnen zien. Een mooie stap, maar hoe om te gaan met de registraties?
Hoe om te gaan met maatregelen en het behoud van overzicht? Hoe automatiseer en borg je workflows en hoe zorg je dat dit meegroeit met het bedrijf? 

 

Hét managementsysteem anno 2020

De wens om meer digitaal te gaan werken, meer overzicht te creëren, bedrijfsrisico’s in te dammen, faalkosten te beperken en winst te behalen door hogere efficiency worden mogelijk gemaakt door nieuwe technologieën. Technologieën die de afgelopen jaren een stroomversnelling teweeg hebben gebracht.

De wens om bijvoorbeeld acties, incidenten en maatregelen op een eenduidige (maar unieke) wijze te kunnen registreren neemt steeds verder toe. Vragen die wij de afgelopen weken kregen waren o.a.: 

  • We moeten kosten besparen, kunnen jullie online inzichtelijk maken waar onze faalkosten zitten en met welke leveranciers we de meeste incidenten hebben gehad?
  • We moeten afstand van elkaar houden en toch willen we weten van elkaar wie waar aan werkt en wat er gebeurt. Kunnen jullie daar bij helpen?
  • Nu we i.v.m. besmettingsgevaar zo min mogelijk met pen en papier moeten werken, kunnen jullie registraties verzorgen via de mobiele telefoon? En kunnen we dan ook zorgen dat iemand automatisch een taak toegekend krijgt zodra dit gebeurt? En krijgt hij dan ook een herinnering?
  • Kunnen jullie helpen bij het op afstand toezicht houden op alle bedrijfs (-kritische) processen en de incidenten die daarop binnenkomen?

We zijn erg blij met dit soort vragen en niet alleen omdat we ze positief kunnen beantwoorden. Het geeft aan dat veel bedrijven hun certificaat niet zien als een verplicht tegeltje aan de muur. 

Veel van onze klanten zijn iedere dag opnieuw bezig met hoe ze hogere kwaliteit kunnen leveren, lagere faalkosten kunnen behalen, beter grip kunnen krijgen op de organisatie, efficiënter kunnen werken, minder fouten kunnen maken en leren van de fouten die ze maken.

 

Ontdek ISO2HANDLE

Het mooie is dat een online Management Systeem zoals ISO2HANDLE bovenstaande problemen op kan lossen binnen je context. Dat wil zeggen, werkende binnen je set van certificaten, BRL’s, relevante wetgeving, bedrijfscultuur en branche. In andere woorden; Zoals jij moet/fijn vindt om te werken. 

De implementatie van een dergelijk platform duurde tot jaren geleden vaak lang. Maar dankzij nieuwe technologieën, standaarden en API’s (koppelhubs) is ook een lange implementatie niet meer van deze tijd. Zo kan men vrijwel direct aan de slag met onze software en duurt een complexe implementatie inmiddels niet langer dan een aantal weken. Wij gaan daarom vaak de uitdaging aan met klanten door ze te helpen bij de overstap en binnen twee dagen hun hele handboek over te zetten.


Wij zien dat met de komst van de coronacrisis er bij veel organisaties een versneld inzicht is gekomen dat het noodzakelijk is om op afstand deze processen te kunnen beheersen en te monitoren. Een proces wat al aan de gang was maar nu ogenschijnlijk in een stroomversnelling is gekomen.

 

Benieuwd wat dit voor jou kan betekenen?

Zelf uitproberen zegt meer dan 1000 woorden, probeer eens ons gratis 30 dagen proefaccount. Je zit nergens aan vast en kan dan zelf direct rondkijken.

Heb je andere vragen? Neem dan gerust contact op voor advies op maat. We gaan graag de uitdaging met je aan.